Hello,

How is your car ?

I would like to inform you about your car that needs to be checked by
car inspection.

We can check your car 1 month before the expiration date of your car.
Could you please tell us the day when your car is available, and
actually Matsumoto will take charge of your car.

We will prepare the substitute of your car (that means you can use
other car that we prepare, during car inspection),
so please let me know the day.

I put the estimation sheet for car inspection and labor fee in this envelope, so
could you please check it.

The price on the estimation sheet is minimum charge for car
inspection, so we are going to inform you
if we need to exchange parts or need more labor fee, so you may set
your mind at ease.

Best Regards,
Matsumoto

車の調子はいかかですか?

あなたの車はもうすぐ『車検』の時期です。

『車検満了日(有効期限』より1ヶ月前から受けられますから、ご都合の良い日が決まりましたら、担当(者)松本までご連絡下さい。

代車(お客様の車を預かっている間お貸しする代わりの車)をご用意致します。ご連絡お待ちしております。

車検にかかる費用と作業料金の見積り書を同封致しますので、ぜひ、ご覧下さい。
尚、見積り書は最低限車検にかかる金額です。実際に何か追加作業や交換部品が発生する場合は事前にご連絡し、ご相談させて頂きますのでご安心下さいね。

【解説】

こちらも特別な表現を使っていません。。すいません。
ただ、こんな感じに書けばいいんだ、ぐらいに見ていただければと思います。