This is first time to send email to you.

This is Suzuki, XXXXXX company who would like to visit you for coverage of Mr.Richard.

I’m grateful that you give us the time for getting story of him despite your busy.

I will send the plan for the coverage at this time.
Please check it and please let me know if you have any questions.

Date/Time: Dec/11/2007 from 14:00 to 15:00.
Place : at CCC HONG KONG office
Person : Mr.Richard
the crew : 1. Mr.Takushoku, AIUEO company.
2. interpreter
3. cameraman

Plan : We will shoot the movie and comment that will be
showed at new organization launch party.

We will shoot 2 types of movie at that day.

1. for the clients of finance, distribution.
2. for the employee of XXXXXX company.

Could you please let me know what time and where we should go, and who is the contact person ?

Best Regards,
XXXXX(あなたのお名前)

はじめまして。
(株)○○○の件で、今回 Mr.Richardの取材に
伺わせていただく「アイウエオ会社」の鈴木と申します。
この度はお忙しい中取材時間をいただきありがとうございます。
今回予定している取材内容をお伝えいたします。
以下、ご確認ください。

取材日時:2007年12月11日(火) 14:00 – 15:00
取材場所:CCC HONG KONG オフィス内
取材対象者:Mr.Richard
撮影クルー:「アイウエオ会社」柘植
通訳
カメラマン   以上3名
取材内容:(株)丸々○の「新体制発足記念パーティー」で流す
『新株主からの挨拶』用のコメント取材・撮影。
当日は2パターン撮影します。
・金融&流通関係取引先さま向け
・○○○社員向け
コメント時間各2-3分程度

取材当日、何時にどちらへ、どなた宛に伺えば良いのか?ご指示ください。
以上、宜しくお願いいたします。

【解説】

取材って・・・・すごいですね。スケジュール調整などされる方、ご参考までに。